15.8. Archivierung

15.8.1. Schnittstelle

Im Menü Dienste > E-Mail > Archivierung kann die Archivierungsschnittstelle des Intra2net Systems konfiguriert werden. Die Schnittstelle kann die E-Mails in verschiedenen Formaten schreiben und so an die eingesetzte Archivsoftware angepasst werden. Die verschiedenen Archivierungsmodi sind im Einzelnen:

E-Mail-Kopie anVon jeder E-Mail wird eine Kopie an diese Adresse gesendet. Die ursprünglichen Empfänger der E-Mail werden in der Kopfzeile X-Envelope-To abgelegt.
Einzelne Dateien (BSMTP-Format)Jede E-Mail wird in eine einzelne Datei im BSMTP-Format geschrieben. Das BSMTP-Format ist in RFC 2442 definiert. In jeder Datei wird nur eine E-Mail abgelegt, mehrere Empfänger werden in einzelnen RCPT-TO-Zeilen angegeben.
Einzelne Dateien (EML/RFC822-Format)Der Inhalt (Header und Body) jeder E-Mail wird in eine einzelne Datei geschrieben. Dies wird normalerweise EML-Format genannt und wurde erstmals in RFC 822 beschrieben. In jeder Datei wird nur eine E-Mail abgelegt, pro Empfänger wird eine separate Datei angelegt. Der Absender wird in der Kopfzeile X-Envelope-From, der Empfänger in der Kopfzeile X-Envelope-To abgelegt.
MailStore ProxyDie einzelnen E-Mails werden in Dateien kompatibel zum Format des MailStore Proxys abgelegt. Damit kann das Intra2net System wie ein MailStore Proxy an den MailStore Server angebunden werden. Hinweise zur Einrichtung finden Sie in Abschnitt 15.8.2, „Anbindung des MailStore Servers“.

Ist der Spamfilter des Intra2net Systems aktiv, können als Spam erkannte E-Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden. Wählen Sie einen Schwellwert ab dem E-Mails nicht archiviert werden sollen. Wir empfehlen hier den Wert 8 zu verwenden. Weitere Details zu den Spam-Schwellwerten finden Sie in Abschnitt 15.7.1.2, „Markierung“

Haben Sie einen Archivierungsmodus gewählt, der Dateien ablegt, kann über eine Windows-Freigabe auf diese zugegriffen werden. Sie müssen ein Login und Passwort für diese Freigabe wählen. Die Archivierungsschnittstelle stellt nur vollständige Dateien zur Verfügung. Die Schnittstelle stellt sicher, dass keine unvollständigen oder nur teilweise geschriebenen Dateien sichtbar werden oder abgerufen werden können.

[Achtung]Achtung

Die Archivierungssoftware ist dafür verantwortlich, dass die E-Mails unverzüglich nach der Archivierung von der Schnittstelle gelöscht werden. Die Schnittstellen-Freigabe ist nicht für ein dauerhaftes Speichern der E-Mail-Dateien ausgelegt und kann den Mailtransfer blockieren, wenn die Dateien nicht regelmäßig abgerufen werden.

15.8.2. Anbindung des MailStore Servers

Der MailStore Server wird über die im Intra2net System vorhandene MailStore Proxy Schnittstelle angebunden. Dabei wird von jeder E-Mail, die durch das Intra2net System geleitet wird, eine Kopie angelegt und in einem speziellen Format an der Archivschnittstelle des Intra2net Systems abgelegt. Der MailStore Server ruft jetzt regelmäßig die Dateien an dieser Schnittstelle ab und fügt sie dem Archiv hinzu.

Im Gegensatz zu den anderen Archivierungsmethoden des MailStore Servers (wie z.B. IMAP-Postfach oder Exchange Server) ist dadurch sichergestellt, dass wirklich alle E-Mails archiviert werden. Es ist nicht möglich, dass der Benutzer, eine unglücklich konfigurierte Sortierregel oder ein Programmfehler E-Mails löscht, bevor sie archiviert wurden.

Gehen Sie bei der Installation wie folgt vor:

  1. Installieren Sie den MailStore Server wie im Handbuch des Herstellers beschrieben: http://de.help.mailstore.com/.

  2. Stellen Sie den Archivierungsmodus des Intra2net Systems im Menü Dienste > E-Mail > Archivierung auf MailStore Proxy und geben Zugangsdaten für den Freigabepfad an.

  3. Öffnen Sie auf dem Rechner mit dem MailStore Server die Windows-Aufgabenplanung aus der Windows-Verwaltung.

  4. Legen Sie eine neue Aufgabe an. Lassen Sie die Aufgabe mit dem Benutzerkonto SYSTEM und mit höchsten Privilegien ausführen.

  5. Fügen Sie einen neuen Trigger für die Aufgabe hinzu. Lassen Sie die Aufgabe bei einem Ereignis starten und wählen das Protokoll Microsoft-Windows-NetworkProfile/Betriebsbereit. Die Quelle ist NetworkProfile und als Ereignis-ID geben Sie ein 10000. Damit wird die Aufgabe gestartet, sobald das Netzwerksystem funktionsfähig ist.

  6. Fügen Sie eine neue Aktion hinzu. Lassen Sie das Programm net starten und geben ihm als Argumente use M: \\intra.net.lan\mailarchive /u:intra.net.lan\user password mit. Verwenden Sie dabei den Namen Ihres Intra2net Systems und die von Ihnen gewählten Zugangsdaten an Stelle von "user" und "password". Sollte der Laufwerksbuchstabe M: auf Ihrem Rechner schon anderweitig vergeben sein, so verwenden Sie einen anderen.

  7. Speichern Sie die neue Aufgabe und starten danach den Rechner mit dem MailStore Server neu.

  8. Kontrollieren Sie, ob das Netzlaufwerk M: nach dem Systemstart korrekt verbunden wurde. Beachten Sie dabei, dass nur der Windows-Systembenutzer Zugriff auf das Netzlaufwerk hat. Alle anderen Benutzer bekommen den Zugriff verweigert, bzw. sehen ein Nichtverbundenes Netzlaufwerk. Wenn Sie das angezeigt bekommen, funktioniert die Verbindung korrekt. Nur wenn gar kein Netzlaufwerk angezeigt werden sollte liegt ein Fehler vor.

  9. Öffnen Sie den MailStore Client, loggen sich mit Administrationsrechten ein und öffnen das Menü Verwaltung.

  10. Machen Sie über die Schaltfläche Neuer Benutzer jeden Benutzer Ihres Systems auch dem MailStore Server bekannt. Dabei ist vor allem wichtig, dass im Feld E-Mail-Adressen alle E-Mail-Adressen inkl. Aliases und Weiterleitungen des Benutzers eingetragen sind.

  11. Öffnen Sie das Menü E-Mails archivieren und konfigurieren ein neues Archivierungsprofil vom Typ MailStore Proxy.

  12. Wählen Sie den eben verknüpften Laufwerksbuchstaben als Verzeichnis und lassen die Reportdateien löschen, wenn die Archivierung erfolgreich war (wichtig!).

  13. Lassen Sie das Profil Automatisch im Hintergrund ausführen.

  14. Lassen Sie das Profil alle 60 Sekunden ausführen und speichern das Profil.

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