Häufig ist es sinnvoll, bestimmte Ordner für alle Benutzer freizugeben. Ein gutes Beispiel hierfür ist ein firmenweites Adressbuch.

Normalerweise wird für solche Ordner ein spezielle Benutzer angelegt und dessen Ordner für alle freigegeben. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Legen Sie auf dem Intranator einen neuen Benutzer an. Nennen Sie ihn z.B. „public“. Fügen Sie auf einem der Rechner eine neue Outook-Datendatei vom Typ „Intranator Groupware Connector“ hinzu (siehe 3. Kapitel, „Konfiguration für Outlook 2007“ und 4. Kapitel, „Konfiguration für Outlook XP und 2003“) und verwenden Sie die Zugangsdaten des neu angelegten Benutzers.

Nun erscheint in der Ordnerliste auf diesem Rechner ein weiterer Baum für den neuen Benutzer. In diesen können Sie neue Ordner einfügen und diese dann wie unter Abschnitt 6.2, „Freigabe Ihrer Ordner an andere Benutzer“ beschrieben für alle Benutzer freigeben.

Die anderen Benutzer können nun die Ordnerliste aktualisieren (siehe Abschnitt 6.5, „Abonnieren freigegebener Ordner“) und die entsprechenden Ordner abonnieren. Sie erscheinen unterhalb von user, also z.B. user/public/Adressbuch.